PSO-keurmerk aanvragen

(Proces)stappen om te komen tot PSO-certificering in het kort

U doorloopt enkele stappen in het aanvraagportaal MijnPSO om het PSO-keurmerk aan te vragen. Om te verkennen op welk prestatieniveau uw organisatie kan instappen, kunt u in de eerste vijf stappen vrijblijvend geanonimiseerde gegevens invoeren. Er kunnen meerdere (dochter)entiteiten resulteren onder een organisatie die een PSO-keurmerk aanvraagt. Een Aanvragende organisatie bestaat altijd uit een Hoofdaanvrager en eventuele Onderliggende (dochter)entiteiten. De medewerker die namens de Aanvragende organisatie de (anonieme) gegevens invoert en de PSO-aanvraag indient, heet de Accounthouder. Wilt u daarna in de zesde stap het PSO-keurmerk daadwerkelijk aanvragen? Dan gebruikt de auditor de gegevens die u hebt ingevoerd als het formele kader voor de audit (toetsing). Aanvragende organisaties komen in aanmerking voor een PSO-keurmerk als zij aantoonbaar voldoen aan alle eisen die in de PSO-handleiding staan. PSO-Nederland kent het PSO-keurmerk toe op advies van een auditor, die daarvoor een auditrapport indient. Voor het aanvragen van een PSO-keurmerk in stap 6 van MijnPSO zijn kosten verbonden.

Een PSO-audit vindt uitsluitend plaats als u de zes stappen in het aanvraagportaal MijnPSO hebt doorlopen en u een definitieve PSO-aanvraag hebt ingediend. De zes online stappen om het PSO-keurmerk aan te vragen vormen de eerste fasen in het certificeringsproces. Dat proces bestaat in zijn geheel uit vijf fasen. In het kort zijn dit die fasen, hierna lichten we ze uitgebreid toe:

• Procesfase 1: Maak een MijnPSO-account aan en meet zelf uw PSO-prestatieniveau o.b.v. uw eigen invoer, ook wel voorlopige PSO-score genoemd.
• Procesfase 2: Vraag een offerte aan voor een PSO-audit. De doorlooptijd van deze fase is 1 tot 3 werkdagen.
• Procesfase 3: Dien de definitieve PSO-aanvraag in.
• Procesfase 4: De PSO-audit (toetsing) vindt plaats en de auditor levert het auditrapport aan PSO-Nederland. De doorlooptijd van deze fase is 1 tot uiterlijk 10 werkdagen.
• Procesfase 5: U ontvangt onze beslissing over de toekenning van de PSO-certificering en prestatieniveau. De doorlooptijd van deze fase is 1 tot uiterlijk 10 werkdagen.
• In de uitgebreide toelichting van procesfase 5 treft u ook informatie over de Aaneensluitende hercertificering aan.

PSO-handleiding bij de PSO-aanvraag

We publiceren elk jaar uiterlijk op 1 april een herziene versie van de PSO-handleiding op de website van PSO-Nederland. De herziene versie van de PSO-handleiding wordt van toepassing bij PSO-aanvragen die na 1 april worden ingediend. In MijnPSO staat altijd de laatste versie van de PSO-handleiding om te gebruiken bij uw PSO-aanvraag. 

In de PSO-handleiding staan alle eisen en criteria waaraan een organisatie moet voldoen om in aanmerking te komen voor het PSO-keurmerk. De PSO-handleiding fungeert als naslagwerk voor de Aanvragende organisatie en de auditor. De informatie in de PSO-handleiding die nodig is om het (voorlopige) prestatieniveau te berekenen, is te vinden in MijnPSO. In elke stap geven we een toelichting of verwijzen we naar de informatie die u nodig hebt voor het invullen van de gegevens in MijnPSO.

Doorlooptijd van de PSO-aanvraag

Vanaf procesfase 4, de audit, is de doorlooptijd van een PSO-certificering maximaal één maand. Maar in de praktijk is deze periode vaak korter. Wilt u op tijd in het bezit zijn van een PSO-certificaat voor sociaal ondernemen (Social Return) bij een overheidsopdracht? Dan is de ingangsdatum van belang. De ingangsdatum van een PSO-certificering wordt bepaald door de definitieve PSO-aanvraagdatum. Hier leest u meer over de verificatie van de PSO-certificering bij de invulling van Social return verplichtingen (bij overheidsopdrachten). 

Uitgebreide toelichting van de vijf procesfasen

Hiervoor gaven we een opsomming van de vijf certificeringsfasen van een aanvraag voor een PSO-keurmerk. Onderstaand lichten we deze fasen uitgebreid toe.

Procesfase 1: Maak een MijnPSO-account aan en meet zelf uw PSO-prestatieniveau o.b.v. uw eigen invoer.

Elke aanvraag voor een PSO-keurmerk of PSO 30+certificaat begint met het aanmaken van een account in MijnPSO. Op MijnPSO vult u als Accounthouder namens de Aanvragende organisatie alle gevraagde (anonieme) gegevens in die nodig zijn om het PSO-prestatieniveau te berekenen. De resultaten van uw invoer zijn direct zichtbaar. Het aanvraagportaal van MijnPSO bestaat uit zes online stappen. Die beginnen met het vaststellen van de Aanvragende organisatie (stap 1) en het invullen van een online rekentool (stap 2 en 3). Op basis van deze gegevens ziet u de voorlopige kwantitatieve score waarvoor uw organisatie in stap 4 in aanmerking komt. Dat kan zijn: Aspirant-status, Basistrede, trede 1, 2 of 3 en/of PSO 30+. Vervolgens maakt u in stap 5 met de Checklist kwalitatieve eisen duidelijk of uw organisatie voldoet aan de gestelde eisen. In stap 6, tot slot, beslist de Accounthouder of hij of zij namens de Aanvragende organisatie een definitieve PSO-aanvraag indient om in aanmerking te komen voor het PSO-keurmerk.

Procesfase 2: Vraag een offerte aan voor een PSO-audit.

PSO-Nederland voert zelf geen PSO-audits uit. U kiest als Accounthouder daarom in stap 6 zelf een auditor, met wie u ook direct contact hebt. U vraagt zelf offertes aan bij certificerende instellingen die een PSO-audit mogen uitvoeren en sluit zelf een auditovereenkomst met een van hen af. Als u een offerte aanvraagt bij een certificerende instelling, ontvangt die uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn om de offerte te kunnen opstellen. U ontvangt een kopie van de offerteaanvraag. Vanaf dat moment kunt u geen wijzigingen meer doorvoeren in de MijnPSO-omgeving. Op de website van PSO-Nederland vindt u de richtlijnen waaraan de offerte van de certificerende instelling moet voldoen.

Procesfase 3: Dien de definitieve PSO-aanvraag in.

Nadat de Accounthouder een certificerende instelling heeft gekozen, dient hij of zij in stap 6 de definitieve PSO-aanvraag in. De gegevens die zijn ingevuld worden vanaf dat moment bevroren en zijn daarom niet meer toegankelijk voor de Aanvragende organisatie; deze gegevens worden ook wel de Initiële rekentool genoemd. De gegevens moeten voldoen aan de PSO-handleiding, richtlijnen en (proces)afspraken met PSO-Nederland zoals die zijn vermeld op deze website. De Accounthouder ontvangt een kopie van de ingevulde gegevens.

Procesfase 4: PSO-audit (toetsing) en levering van het auditrapport.

De audit vindt bij voorkeur plaats binnen twee maanden na het indienen van de definitieve PSO-aanvraag. De Aanvragende organisatie is zelf verantwoordelijk voor het tijdig plannen van een PSO-audit en neemt hierover contact op met de certificerende instelling waarmee een auditovereenkomst is gesloten.

Wat is de rol van de auditor?

De rol van de auditor is het onafhankelijk toetsen van de gegevens die de Accounthouder in MijnPSO heeft ingevuld.  De auditor controleert de gegevens die u in MijnPSO hebt ingevuld volgens de PSO-norm die in de PSO-handleiding is omschreven. Als Aanvragende organisatie kunt u het volgende verwachten van de PSO-audit:

Agenda en auditplan

Een week voor de PSO-audit ontvangt u een agenda en auditplan waarin staat met welke medewerkers of managers u contact hebt over de bewijslast voor de kwantitatieve en kwalitatieve eisen. De auditor kan de voorlopige PSO-score gedurende een toetsing (audit) naar boven of beneden bijstellen in de zogenoemde Kopie rekentool. Hebt u wijzigingen doorgegeven aan de auditor? Dan moet de auditor die voordat het dossieronderzoek plaatsvindt verwerken in de Kopie rekentool. De auditor doet steekproefsgewijs dossieronderzoek (zie hierna in de opsomming). Als u daarom vraagt, kan de auditor een week voor de audit doorgeven welke dossiers hij of zij in dat onderzoek controleert.

De audit zelf

De audit bestaat onder andere uit:

• Gesprekken met directie, personeelszaken, direct leidinggevenden en (doelgroep)medewerkers volgens het auditplan en de agenda.
• Onderzoek naar de Aanvragende organisatie: welke bestaat uit de Hoofdaanvrager en eventuele Onderliggende entiteiten en inschrijvingen in de Kamer van Koophandel;
• (Cao-)urennorm.
• Onderzoek naar de bedrijfsomvang.
• Onderzoek in de dossiers van medewerkers uit de PSO-doelgroep. In dit dossieronderzoek zal de auditor steekproefsgewijs kijken of de benodigde bewijslast aanwezig is en of er voldaan wordt aan de eisen in de PSO-handleiding voor: type uitgangspositie en aanvullende criteria in relatie tot de PSO-doelgroep, type contract, het aantal gewerkte of contractuele uren, verslaglegging van begeleidings-, functionerings- en ontwikkelgesprekken. Voor een hercertificering is een aanvullende eis dat in 80 procent van de onderzochte dossiers aantoonbaar is dat gesprekken over functioneren en ontwikkelen zijn gevoerd. Worden deze gesprekken niet door de eigen organisatie uitgevoerd, dan moet u bewijzen overleggen dat deze gesprekken daadwerkelijk worden gevoerd.
• Overige kwalitatieve eisen worden aan de hand van gesprekjes met medewerkers en leidinggevende getoetst.
• Als dat van toepassing is, vindt er onderzoek plaats naar de opgegeven inkoop voor de indirecte sociale bijdrage.
• Na eventuele correcties worden de nieuwe resultaten zichtbaar in de Kopie rekentool van de auditor. De auditor maakt het auditrapport op in MijnPSO. De Accounthouder ontvangt de Kopie rekentool op het moment dat PSO-Nederland – en dus niet de auditor – de PSO-certificering toekent. De auditor mag zijn of haar bevindingen wel delen met de Aanvragende organisatie. Inzage door de Accounthouder, collega's of derden (bijvoorbeeld op locatie) in de MijnPSO auditomgeving (stap 6 rapportage in MijnPSO) is niet mogelijk. De auditomgeving wordt door de auditor niet gekopieerd, gedupliceerd of geprint tenzij strikt noodzakelijk en volgens de privacyrichtlijnen van de Certificerende instellingen. De auditor handelt altijd volgens de richtlijnen van de desbetreffende Certificerende instelling i.r.t. het omgaan met zeer vertrouwelijke documentatie. De Certificerende instelling is expliciet zelf verantwoordelijk voor het naleven van haar eigen (privacy)richtlijnen door hun auditoren. Een Aanvragende organisatie kan hierover altijd nadere en striktere afspraken maken met de desbetreffende Certificerende instelling.
• Als niet alle bewijslast tijdens de audit aanwezig is, heeft de Aanvragende organisatie nog twee weken de tijd om de benodigde bewijslast alsnog aan te leveren aan de auditor.
• De auditor laat weten wanneer hij of zij verwacht het auditrapport aan PSO-Nederland te leveren.

Het auditrapport

Na de audit heeft de auditor maximaal twee werkweken de tijd om het auditrapport in te leveren bij PSO-Nederland. De auditor stuurt het rapport samen met een gefiatteerde Kopie rekentool en een Checklist kwalitatieve eisen in de MijnPSO-omgeving naar PSO-Nederland. Is het nodig dat er zaken moeten worden voorgelegd aan het PSO-kernteam van TNO? Dan meldt de auditor dit aan de Accounthouder. Het beantwoorden van vragen kan extra tijd kosten, waardoor de afronding van het auditrapport vertraging oploopt.

Procesfase 5: Toekenning van de PSO-certificering en eventuele hercertificering

Nadat wij het auditrapport en de Kopie rekentool hebben ontvangen, hebben we twee weken de tijd om die te controleren en te verwerken. Zijn er nog zaken die besproken moeten worden in het PSO-kernteam? Dan kan die termijn uitlopen. PSO-Nederland bepaalt vervolgens of de Aanvragende organisatie een PSO-keurmerk krijgt, en zo ja voor welk PSO-prestatieniveau. Wordt het keurmerk toegekend? Dan ontvangt u een felicitatiebericht, het PSO-certificaat en gegevens van de auditor, zoals het auditrapport, de Checklist kwalitatieve eisen en de Kopie rekentool met de resultaten na de audit. Ook ontvangt u PSO-logo’s, informatie over het gebruik daarvan en een communicatietoolbox, waarmee u bijvoorbeeld een nieuwsbericht kan opstellen. In MijnPSO kunt u de (opdracht)locaties of projectnummers invoeren van medewerkers uit de PSO-doelgroep. Dit overzicht kunt u als Excel-bestand opvragen. De contactgegevens die u hebt doorgegeven, de organisatienaam, de branche en het PSO-prestatieniveau staat zolang uw PSO-certificaat geldig is op pso-nederland.nl. Op die pagina ziet u de ‘dagstand’: alle organisaties die op dit moment een actieve PSO-certificering hebben. PSO-gecertificeerde organisaties worden bovendien tot een jaar na afloop van de certificering opgenomen in de online marktplaats van MijnPSO; dat is voor de ketenstimulering en het peiljaar van de inkopende Aanvragende organisatie. Wordt het PSO-keurmerk niet toegekend? Dan vervalt de tweedejaars jaarbijdrage die toebehoort aan het tweede deelname waarvoor u een Deelnameovereenkomst heeft gesloten.

De ingangsdatum van het PSO-certificaat

De ingangsdatum van een PSO-certificering of 30+keurmerk is altijd de eerste dag van de eerstvolgende maand nadat u de definitieve PSO-aanvraag hebt ingediend in MijnPSO. De aanvraagdatum in MijnPSO is daarvoor leidend, dus niet de datum waarop de audit is uitgevoerd of, als u de geldigheid verlengt (zie procesfase 6), de datum waarop het certificaat afloopt. Het PSO-certificaat is daardoor vaak met terugwerkende kracht geldig. De uitgifte van een PSO-certificaat gebeurt altijd nadat de audit heeft plaatsgevonden (auditdatum).

Het PSO-certificaat is twee jaar geldig

Een PSO-erkenning is maximaal twee jaar geldig en eindigt automatisch na die twee jaar. U kunt het keurmerk verlengen door opnieuw een aanvraag in te dienen en een audit te laten uitvoeren

Aaneensluitende her-certificering

Na twee jaar eindigt de PSO-erkenning automatisch. Drie maanden voor de afloop van het PSO-certificaat ontvangt de Accounthouder op het bij ons bekende e-mailadres daarvan een melding. Wilt u een aaneensluitend PSO-certificaat? Dien dan in de maand voor de einddatum van het huidige PSO-certificaat in MijnPSO een nieuwe definitieve PSO-aanvraag in. Het is uw eigen verantwoordelijkheid om, als u daarvoor kiest, op tijd een nieuwe PSO-aanvraag in te dienen en audit in te plannen. Een aaneensluitende hercertificering is belangrijk omdat het een eis kan zijn van uw opdrachtgevers Een nieuwe aanvraag is altijd op basis van de dan geldende PSO-handleiding. U volgt dezelfde procesfasen als bij uw huidige certificaat, maar dan met de laatste versie van de PSO-handleiding. En ook bij verlenging geldt dat het nieuwe PSO-certificaat ingaat op de eerste dag van de eerstvolgende maand nadat u de definitieve PSO-aanvraag hebt ingediend. Dat is ook het geval bij de overgang van Aspirant-status naar een trede.

Voortijdige hercertificering of bijcertificering

Als (een onderdeel van) een PSO-gecertificeerde Aanvragende organisatie tijdens de lopende termijn een PSO-aanvraag indient om zich opnieuw te laten certificeren, of een of meer Onderliggende entiteiten wil bijcertificeren (bij de huidige certificering of separaat), dan zult u een nieuwe PSO-aanvraag moeten indienen met die entiteiten. Is er al een PSO-certificatie van kracht op een KvK-nummer dat opnieuw PSO-gecertificeerd wordt, dan vervalt de eerder afgegeven PSO-erkenning waarvan dit KvK-nummer deel uitmaakte. Aan voortijdige hercertificering en bijcertificering zijn in enkele gevallen (extra) kosten verbonden. Hierover staat het volgende omschreven:

Als u binnen deze twee jaar een nieuwe PSO-aanvraag indient t.b.v. een voortijdige hercertificering of bijcertificering, verlenen we geen restitutie van de jaarbijdrage van het dan al lopende jaar. U kunt wel gebruikmaken van de zogenoemde driemaandenregeling: u kunt in de drie maanden voorafgaand aan de afloop van het eerste jaar een nieuwe PSO-aanvraag indienen (t.b.v. een voortijdige hercertificering of bijcertificering). We brengen in dat geval geen tweedejaars jaarbijdrage meer in rekening. Er komt dan een nieuwe deelnameovereenkomst tot stand met een nieuwe jaarbijdrage, gebaseerd op een nieuwe PSO-aanvraag. Bij een voortijdige hercertificering in het tweede deelnamejaar verlenen we geen restitutie.

Hercertificering of bijcertificering en kwalitatieve eisen

Een definitieve PSO-aanvraag binnen één jaar na de datum waarop het certificaat afliep, geldt voor de kwalitatieve eisen van de PSO-norm als een definitieve PSO-aanvraag voor verlenging of hercertificering. Een aanvraag één jaar of later na de datum waarop het certificaat afliep, wordt voor die kwalitatieve eisen beschouwd als een nieuwe (eerste) PSO-aanvraag.